Tại sao nên sử dụng Slack khi làm việc nhóm?

Chuyển sang sử dụng Slack là một trong những quyết định đúng nhất của mình: Đã có một thời, ngày làm việc của mình chết ngập trong đống email rối rắm, mớ file đính kèm lộn xộn, những đoạn chat skype dở đầu dở cuối.

Mặc dù có những công cụ hỗ trợ quản lý project: trello, jira…nhưng có vẻ chừng ấy vẫn là không đủ:

• Các công cụ chat như skype, viber, what’sapp, zalo, messenger…được thiết kế để tương tác giữa người dùng với nhau một cách nhanh nhất, không có khả năng thảo luận sâu theo chủ đề, dễ bị loãng chủ đề.
• Email được thiết kế để phục vụ công việc, sure, nhưng nếu có nhiều task phát sinh, nhiều file đính kèm, hay nhiều phiên bản chỉnh sửa của file đính kèm…ngay lập tức luồng trao đổi bị rối.
• Các công cụ quản lý project: cái ngon thì tốn phí, cái miễn phí thì hạn chế tính năng.

May mắn thay, mình đã chuyển qua sử dụng Slack.

Cùng điểm qua vài tính năng ưu việt của Slack, mà theo ý kiến cá nhân của mình, rất thích hợp cho làm việc nhóm.

Sử dụng slack với tính năng sticky

Bạn có một cái Google Sheet quan trọng, cần được update thường xuyên, bạn gửi link trên group chat, sau một tỉ nội dung thảo luận, cái link bạn gửi bị trôi mất. Bạn phải gửi lại, và sau một tỉ nội dung thảo luận tiếp theo, nó lại bị trôi mất.

Slack giải quyết được vấn đề này bằng tính năng sticky, từ giờ, bạn có thể ghim lên group chat bất kỳ nội dung nào bạn muốn.

Giữa trăm thứ hỗn độn của group chat, sticky hiện lên như một vị thần

Sử dụng Slack với tính năng thread

Vấn đề:

– Với các phần mềm khác, giả sử group đang nói về việc chủ đề chuẩn hóa onpage cho SEO, tự dưng có ông nhắc tới đổi ảnh slideshow ở trang chủ, ngay lập tức đoạn thảo luận bị đi lệch hướng

– Anh em trong team toàn người não cá vàng, muốn đào lại chủ đề vừa thảo luận tuần trước, lại phải nói lại từ đầu, rất tốn thời gian

Giải pháp:

Slack hỗ trợ việc biến mỗi comment thành một chủ đề (thread), người dùng có thể trực tiếp comment vào thread đó. Tính năng này giúp việc thảo luận các chủ đề được sâu và chi tiết hơn, không bị loãng topic

Hình trên: click vào một thread, các comment sẽ được show ra ở phần cột phải

Channels

Ví dụ phòng Marketing của bạn có team SEO, thường thì tạo 1 group chat cho team SEO là đủ. Nhưng team SEO cũng có rất nhiều nội dung để thảo luận:

• Số lượng traffic: kế hoạch tuần/tháng, thống kê chi tiết, các hạng mục cần triển khai
• Số lead đem về từ SEO: tăng giảm thế nào, cần điều chỉnh, tối ưu gì
• Ngân sách cho SEO: tháng này được thuê ngoài bao nhiêu bài viết? cần mua những công cụ gì? các hợp đồng đang triển khai đến đâu.
• Anti Hack: bảo mật như thế nào? Đang có mã độc gì trong hệ thống…

Mỗi một nội dung này có thể còn có nhiều task và thread, nên tạo 1 channel riêng để trao đổi.

Hình dưới là các channel của team SEO bên mình.

Multi Work Space

Mỗi một nhóm công việc là một Work Space, ví dụ phòng Marketing của mình có 30 người, đó là một Work Space. Mình tư vấn tối ưu cho một công ty khác, đó là một Work Space khác. Mình có tham gia một lớp học, ở đó mọi người dùng dùng Slack, lại là một Work Space khác nữa.

Slack cho phép bạn tham gia vào rất nhiều Work Space khác nhau, và chuyển đổi rất linh hoạt giữa các Work Space

Direct Messages

Slack cho phép gửi tin nhắn trực tiếp giữa các thành viên trong cùng một Work Space như các phần mềm khác.

Chatbot

Bạn có thể sử dụng Slack tạo chatbot để hỗ trợ công việc, đây là thứ mà rất hiếm phần mềm chat khác hỗ trợ. Chatbot giúp thực hiện các báo cáo tự động, giảm rất nhiều thao tác thủ công.

Hình dưới đây là bot thông báo kết quả quảng cáo và số lượng tiền đã chi tiêu cho Facebook Ads  theo từng tỉnh thành mình đã tạo. Kết quả sẽ được bot tự động update vào 7h đến 8h sáng mỗi ngày.

Bot Facebook Ads cho Slack

Hình dưới đây là bot thông báo vắng mặt của nhân viên: khi bạn nào đó có lịch nghỉ sắp tới, thông tin này sẽ được thông báo cho tất cả mọi người để chủ động sắp xếp công việc.

Slack bot thông báo vắng mặt

Hình dưới đây là bot điểm báo: điểm những tin tức hot nhất, được bình luận nhiều nhất trong ngày, nguồn tin từ mục điểm báo của vozforums

Slack bot Điểm báo

Nhược điểm

• Chế độ notification hơi tù, dẫn tới nhiều khi không chú ý khi có tin nhắn mới. Nhưng với dân code mà nói, chính điều này sẽ khiến bạn tập trung hơn vào công việc, đỡ bị phân tâm hơn. Tin nhắn nó vẫn ở đấy thôi, không trả lời ngay cũng chẳng chết ai.
• Không thể gửi tin nhắn với người lạ: ví dụ, mình có thể tìm nick của Trâm Anh, add friend và chat chit thoải mái trên Skype. Sử dụng Slack, bạn không thể làm điều này, bắt buộc đối tác của bạn phải tham gia vào cùng Work Space thì mới có thể trò chuyện. Đây là nhược điểm, nhưng mình cũng đánh giá là mặt tốt: ít thảo luận ngoài luồng, ít xao nhãng